Haku

Kansalliskirjaston tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä	Kansalliskirjasto PL 15 (Unioninkatu 36) 00014 Helsingin yliopisto Puhelin: 02941 23196
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa	Inkeri Hakulinen Sähköposti: inkeri.hakulinen@helsinki.fi Puhelin: 02941 44627
Rekisterin nimi	Fikka
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste	Kansalliskirjasto käyttää asiakasrekisteriä lainauksenvalvontaan (mukaan lukien perintä sekä lainauksenvalvontaan liittyvä viestintä) sekä tilastointiin. Lainauksenvalvontaan kuuluu myös virhetilanteiden selvittely. Käsittely perustuu asiakkaan ja kirjaston väliseen sopimukseen (lainat) tai asiakkaan suostumukseen (asiakas luovuttaa itse tietonsa tai ilmoittaa suostuvansa siirtoon opiskelijarekisteristä). Tietoja käsittelevät kirjastojen asiakaspalvelussa työskentelevät sekä järjestelmän ylläpitäjät.
Rekisterin tietosisältö	Rekisteriin tallennetaan asiakkaista: - nimi - henkilötunnus - kotiosoite - sähköpostiosoite - puhelinnumero (puhelinnumeron ilmoittaminen on vapaaehtoista) - asiakastunnus - tunnusluku - asiointikieli - asiakasryhmä (esim. opiskelija, henkilökunta, kv-vieras, ulkopuolinen) - tilastoryhmä (esim. tiedekunta) - huomautuksia tarpeen mukaan, esim. sovitut korvauskirjat, myönnetyt erityispalvelut - transaktiotiedot, eli lainat ja maksut Rekisteriin tallennetaan asiakaspalvelun virkailijoista: - nimi - sähköpostiosoite - määräaikaisen työsuhteen päättymispäivä - käyttäjätunnus ja salasana
Säännönmukaiset tietolähteet	Uudet asiakkaat: - suoraan asiakkaalta - Ilmoittautuessaan yliopistoon uudet opiskelijat, voivat suostua henkilötietojensa siirtoon Helsingin yliopiston opiskelijarekisteristä Kansalliskirjaston kirjastojärjestelmään. Henkilötiedot aktivoidaan, kun asiakas tekee kirjaston kanssa sopimuksen asiakkuudesta (Kansalliskirjastokortti). Olemassa olevien asiakkaiden tietojen päivitys: Jos asiakkaalla on hoitamattomia velvoitteita (palauttamattomia lainoja tai maksamattomia maksuja), virheellisiä yhteystietoja voidaan päivittää yliopiston järjestelmistä, perintätoimiston ilmoittamista tiedoista tai väestörekisterikeskuksen tiedoista. (Perusteena kirjaston ja asiakkaan välinen sopimus). Virheelliset tiedot voidaan poisteta rekisteristä. Kirjastovirkailijat: - esimies tai yhdyshenkilö pyytää ylläpitoa luomaan uuden käyttäjätunnuksen (Käsittelyn peruste on oikeutettu etu, koska työtehtävien hoitaminen edellyttää tietojen käsittelyä).
Arkaluonteisten henkilötietojen käsittely ja suojaaminen	Rekisteri ei sisällä arkaluonteisia tietoja.
Henkilötietojen säilytysaika ja tarpeettomien henkilötietojen poistaminen	Kerran vuodessa poistetaan järjestelmästä sellaisten asiakkaiden tiedot, joilla ei ole hoitamattomia velvoitteita ja jotka eivät ole kolmeen vuoteen lainanneet tai varanneet mitään. Työntekijän tunnus deaktivoidaan kun työsuhde päättyy, mutta tiedot säilytetään järjestelmässä.
Automatisoitu henkilötietojen käsittely ja profilointi	Ei
Tietojen säännönmukaiset luovutukset	Tietoja ei luovuteta kirjaston palveluiden tuottamisessa tarvittavien järjestelmien ulkopuolelle. Kirjastojärjestelmän verkkosivusto käyttää Finna-palvelua: katso Finnan rekisteriseloste Tiedot palauttamattomista lainoista ja maksamattomista maksuista sekä niihin liittyvistä asiakastiedoista voidaan siirtää perintätoimistolle. Suomen viranomaisille luovutetaan tietoa vallitsevien lakien ja säädösten mukaisesti.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle	Ei
Rekisterin suojauksen periaatteet	Asiakaspalveluhenkilökunta on koulutettu käsittelemään tietoja lainmukaisesti. Tunnukset deaktivoidaan kun henkilön työsuhde päättyy. Teknisellä ylläpidolla kirjastossa ja CSC:llä on pääsy kaikkiin tietoihin suoraan tietokannan kautta.
Tarkastusoikeus	Tietojaan voi tarkastella Kansalliskirjaston asiakaspalvelussa. Kirjalliset tarkistuspyynnöt osoitetaan yllä mainitulle yhteyshenkilölle.
Oikeus vaatia tiedon korjaamista ja poistamista	Virheellisistä tiedoista voi ilmoittaa Kansalliskirjaston asiakaspalveluun, jossa ne korjataan viipymättä. Jos asiakkaalla ei ole hoitamattomia velvoitteita, asiakastiedot saadaan poistettua noin viikon sisällä siitä kun asiakas on pyytänyt poistamista.
Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet	Ei