Haku

Kansalliskirjaston kirjastojärjestelmän tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Kansalliskirjasto
PL 15 (Unioninkatu 36)
00014 Helsingin yliopisto
Puhelin: 02941 23196

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Inkeri Hakulinen
Sähköposti: inkeri.hakulinen@helsinki.fi
Puhelin: 02941 44627

Rekisterin nimi

Fikka

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste

Kansalliskirjasto käyttää asiakasrekisteriä lainauksenvalvontaan (mukaan lukien perintä sekä lainauksenvalvontaan liittyvä viestintä) sekä tilastointiin. Lainauksenvalvontaan kuuluu myös virhetilanteiden selvittely. Käsittely perustuu asiakkaan ja kirjaston väliseen sopimukseen (lainat) tai asiakkaan suostumukseen (asiakas luovuttaa itse tietonsa tai ilmoittaa suostuvansa siirtoon opiskelijarekisteristä). Tietoja käsittelevät kirjastojen asiakaspalvelussa työskentelevät sekä järjestelmän ylläpitäjät.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennetaan asiakkaista:
  • nimi
  • henkilötunnus
  • kotiosoite
  • sähköpostiosoite
  • puhelinnumero (puhelinnumeron ilmoittaminen on vapaaehtoista)
  • asiakastunnus
  • tunnusluku
  • asiointikieli
  • asiakasryhmä (esim. opiskelija, henkilökunta, kv-vieras, ulkopuolinen)
  • tilastoryhmä (esim. tiedekunta)
  • huomautuksia tarpeen mukaan, esim. sovitut korvauskirjat, myönnetyt erityispalvelut
  • transaktiotiedot, eli lainat ja maksut
Rekisteriin tallennetaan asiakaspalvelun virkailijoista:
  • nimi
  • sähköpostiosoite
  • määräaikaisen työsuhteen päättymispäivä
  • käyttäjätunnus ja salasana

Säännönmukaiset tietolähteet

Uudet asiakkaat:

  • suoraan asiakkaalta
  • Ilmoittautuessaan yliopistoon uudet opiskelijat, voivat suostua henkilötietojensa siirtoon Helsingin yliopiston opiskelijarekisteristä Kansalliskirjaston kirjastojärjestelmään. Henkilötiedot aktivoidaan, kun asiakas tekee kirjaston kanssa sopimuksen asiakkuudesta (Kansalliskirjastokortti).
Olemassa olevien asiakkaiden tietojen päivitys:
  • Jos asiakkaalla on hoitamattomia velvoitteita (palauttamattomia lainoja tai maksamattomia maksuja), virheellisiä yhteystietoja voidaan päivittää yliopiston järjestelmistä, perintätoimiston ilmoittamista tiedoista tai väestörekisterikeskuksen tiedoista. (Perusteena kirjaston ja asiakkaan välinen sopimus). Virheelliset tiedot voidaan poistaa rekisteristä.
Kirjastovirkailijat:
  • esimies tai yhdyshenkilö pyytää ylläpitoa luomaan uuden käyttäjätunnuksen (Käsittelyn peruste on oikeutettu etu, koska työtehtävien hoitaminen edellyttää tietojen käsittelyä).

Arkaluonteisten henkilötietojen käsittely ja suojaaminen

Rekisteri ei sisällä arkaluonteisia tietoja.

Henkilötietojen säilytysaika ja tarpeettomien henkilötietojen poistaminen

Kerran vuodessa poistetaan järjestelmästä sellaisten asiakkaiden tiedot, joilla ei ole hoitamattomia velvoitteita ja jotka eivät ole kolmeen vuoteen lainanneet tai varanneet mitään. Työntekijän tunnus deaktivoidaan kun työsuhde päättyy, mutta tiedot säilytetään järjestelmässä.

Automatisoitu henkilötietojen käsittely ja profilointi

Ei.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja ei luovuteta kirjaston palveluiden tuottamisessa tarvittavien järjestelmien ulkopuolelle. Kirjastojärjestelmän verkkosivusto käyttää Finna-palvelua: katso Finnan rekisteriseloste

Tiedot palauttamattomista lainoista ja maksamattomista maksuista sekä niihin liittyvistä asiakastiedoista voidaan siirtää perintätoimistolle.

Suomen viranomaisille luovutetaan tietoa vallitsevien lakien ja säädösten mukaisesti.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Ei.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Asiakaspalveluhenkilökunta on koulutettu käsittelemään tietoja lainmukaisesti. Tunnukset deaktivoidaan kun henkilön työsuhde päättyy. Teknisellä ylläpidolla kirjastossa ja CSC:llä on pääsy kaikkiin tietoihin suoraan tietokannan kautta.

Tarkastusoikeus

Tietojaan voi tarkastella Kansalliskirjaston asiakaspalvelussa. Kirjalliset tarkistuspyynnöt osoitetaan yllä mainitulle yhteyshenkilölle.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista ja poistamista

Virheellisistä tiedoista voi ilmoittaa Kansalliskirjaston asiakaspalveluun, jossa ne korjataan viipymättä. Jos asiakkaalla ei ole hoitamattomia velvoitteita, asiakastiedot saadaan poistettua noin viikon sisällä siitä kun asiakas on pyytänyt poistamista.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Ei.

Kansalliskirjaston arkistojärjestelmän tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Kansalliskirjasto
PL 15 (Unioninkatu 36)
00014 Helsingin yliopisto
Puhelin: 02941 23196

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Petri Tuovinen
Sähköposti: petri.tuovinen@helsinki.fi
Puhelin: 02941 22716

Rekisterin nimi

Fonte

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste

Kansalliskirjasto käyttää asiakasrekisteriä lainauksenvalvontaan (mukaan lukien perintä sekä lainauksenvalvontaan liittyvä viestintä) sekä tilastointiin. Lainauksenvalvontaan kuuluu myös virhetilanteiden selvittely. Käsittely perustuu asiakkaan ja kirjaston väliseen sopimukseen (lainat) tai asiakkaan suostumukseen (asiakas luovuttaa itse tietonsa tai ilmoittaa suostuvansa siirtoon opiskelijarekisteristä). Tietoja käsittelevät kirjastojen asiakaspalvelussa työskentelevät sekä järjestelmän ylläpitäjät.

Rekisterin tietosisältö 

Rekisteriin tallennetaan asiakkaista:
  • nimi
  • kirjastokortin numero (ei pakollinen)
  • sähköpostiosoite (ei pakollinen)
  • puhelinnumero (ei pakollinen)
Rekisteriin tallennetaan asiakaspalvelun virkailijoista:
  • nimi
  • sähköpostiosoite

Säännönmukaiset tietolähteet

Uudet asiakkaat:
  • suoraan asiakkaalta
  • Ilmoittautuessaan yliopistoon uudet opiskelijat, voivat suostua henkilötietojensa siirtoon Helsingin yliopiston opiskelijarekisteristä Kansalliskirjaston kirjastojärjestelmään. Henkilötiedot aktivoidaan, kun asiakas tekee kirjaston kanssa sopimuksen asiakkuudesta (Kansalliskirjastokortti).
Olemassa olevien asiakkaiden tietojen päivitys:
  • Jos asiakkaalla on hoitamattomia velvoitteita (palauttamattomia lainoja tai maksamattomia maksuja), virheellisiä yhteystietoja voidaan päivittää yliopiston järjestelmistä, perintätoimiston ilmoittamista tiedoista tai väestörekisterikeskuksen tiedoista. (Perusteena kirjaston ja asiakkaan välinen sopimus). Virheelliset tiedot voidaan poistaa rekisteristä.
Kirjastovirkailijat:
  • esimies tai yhdyshenkilö pyytää ylläpitoa luomaan uuden käyttäjätunnuksen (Käsittelyn peruste on oikeutettu etu, koska työtehtävien hoitaminen edellyttää tietojen käsittelyä).

Arkaluonteisten henkilötietojen käsittely ja suojaaminen

Rekisteri ei sisällä arkaluonteisia tietoja.

Henkilötietojen säilytysaika ja tarpeettomien henkilötietojen poistaminen

Kerran vuodessa poistetaan järjestelmästä sellaisten asiakkaiden tiedot, joilla ei ole hoitamattomia velvoitteita ja jotka eivät ole kahteen vuoteen lainanneet tai varanneet mitään. Työntekijän tunnus deaktivoidaan oidaan välittömästi, kun tarvetta järjestelmän käyttämiselle ei enää ole.

Automatisoitu henkilötietojen käsittely ja profilointi

Ei.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja ei luovuteta kirjaston palveluiden tuottamisessa tarvittavien järjestelmien ulkopuolelle. Kirjastojärjestelmän verkkosivusto käyttää Finna-palvelua: katso Finnan rekisteriseloste

Tiedot palauttamattomista lainoista ja maksamattomista maksuista sekä niihin liittyvistä asiakastiedoista voidaan siirtää perintätoimistolle.

Suomen viranomaisille luovutetaan tietoa vallitsevien lakien ja säädösten mukaisesti.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Ei.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Asiakaspalveluhenkilökunta on koulutettu käsittelemään tietoja lainmukaisesti. Tunnukset deaktivoidaan kun henkilön työsuhde päättyy.

Tarkastusoikeus

Tietojaan voi tarkastella Kansalliskirjaston asiakaspalvelussa. Kirjalliset tarkistuspyynnöt osoitetaan yllä mainitulle yhteyshenkilölle.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista ja poistamista

Virheellisistä tiedoista voi ilmoittaa Kansalliskirjaston asiakaspalveluun, jossa ne korjataan viipymättä. Jos asiakkaalla ei ole hoitamattomia velvoitteita, asiakastiedot saadaan poistettua noin viikon sisällä siitä kun asiakas on pyytänyt poistamista.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Ei.