Sökning

Dataskyddsbeskrivning för bibliotekssystemet

Den personuppgiftsansvarige

Nationalbiblioteket
PB 15 (Unionsgatan 36)
00014 Helsingfors universitet
Tfn: 02941 23196

Kontaktperson i ärenden som gäller registret

Inkeri Hakulinen
E-post: inkeri.hakulinen@helsinki.fi
Tfn: 02941 44627

Registrets namn

Fikka

Ändamålet med behandlingen av personuppgifter och rättslig grund för behandlingen

Nationalbiblioteket använder kundregistret för att övervaka utlåningen (inklusive indrivning och kommunikation gällande övervakning av utlåningen) och föra statistik. Till övervakningen av utlåningen hör också att utreda fel som uppstår. Grunden för behandlingen är avtal mellan kunden och biblioteket (lån) eller kundens samtycke (kunden lämnar själv sina uppgifter eller meddelar att han eller hon samtycker till att uppgifterna överförs från studeranderegistret). Uppgifterna behandlas av personalen i bibliotekens kundtjänst och systemadministratörerna.

Registrets innehåll

Följande uppgifter om kunderna sparas i registret:
  • namn
  • personbeteckning
  • adress
  • e-postadress
  • telefonnummer (det är frivilligt att uppge sitt telefonnummer)
  • kundnummer
  • kod eller lösenord
  • kontaktspråk
  • kundgrupp (t.ex. studerande, personal, internationell gäst, utomstående)
  • statistisk grupp (t.ex. fakultet)
  • kommentarer enligt behov, t.ex. överenskommelser om att ersätta böcker, beviljad specialservice
  • uppgifter om transaktioner, d.v.s. lån och avgifter
Följande uppgifter om kundtjänstens personal sparas i registret:
  • namn
  • e-postadress
  • datum för när visstidsanställning slutar
  • användarnamn och lösenord

Regelmässiga informationskällor

Nya kunder: direkt av kunden. När nya studenter skriver in sig vid universitetet kan de ge sitt samtycke till att deras personuppgifter överförs från Helsingfors universitets studeranderegister till Nationalbibliotekets bibliotekssystem. Personuppgifterna aktiveras när kunden ingår ett avtal med biblioteket om att bli kund (Nationalbibliotekskortet).

Uppdatering av befintliga kunders uppgifter: Om en kund har ouppfyllda förpliktelser (lån som inte har returnerats eller obetalda avgifter) kan felaktiga kontaktuppgifter uppdateras från universitetets system, eller utgående från inkassoföretagets eller Befolkningsregistercentralens uppgifter. (Rättslig grund: avtal mellan biblioteket och kunden). Felaktiga uppgifter kan raderas från registret.

Biblioteksfunktionärer: chefen eller kontaktpersonen ber administratörerna skapa ett nytt användarnamn (rättslig grund: berättigat intresse, eftersom funktionärerna måste behandla uppgifterna för att kunna sköta sina arbetsuppgifter).

Behandling och skydd av känsliga personuppgifter

Registret innehåller inga känsliga personuppgifter.

Lagringstid och radering av obehövliga personuppgifter

En gång om året raderas sådana kunders uppgifter ur registret som inte har ouppfyllda förpliktelser och som inte har lånat eller reserverat någonting på tre år. Arbetstagares koder inaktiveras när anställningsförhållandet upphör, men uppgifterna lagras i systemet i tre år.

Automatiserad behandling av personuppgifter och profilering

Ingen automatiserad behandling eller profilering.

Regelmässigt utlämnande av uppgifter

Uppgifter lämnas inte ut utanför de system som behövs för att producera bibliotekets tjänster. Bibliotekssystemets webbplats använder Finna: se Finnas dataskyddsbeskrivning https://kansalliskirjasto.finna.fi/Content/register_details.Uppgifter om oreturnerade lån, obetalda avgifter och relaterade kunduppgifter kan lämnas ut till ett inkassoföretag. Uppgifter lämnas ut till finländska myndigheter i enlighet med gällande lagar och förordningar.

Överföring av uppgifter till länder utanför EU eller EES

Uppgifter överförs inte.

Principer för skyddet av registret

Den personal som har hand om kundbetjäningen har fått utbildning i att behandla uppgifterna lagenligt. Personalens koder och användarnamn raderas när anställningsförhållandet upphör. Den tekniska administrationen vid biblioteket och CSC har tillgång till alla uppgifter direkt via databasen.

Rätt till insyn

Man kan granska sina uppgifter hos Nationalbibliotekets kundtjänst. Skriftlig begäran att granska sina uppgifter riktas till kontaktpersonen som nämns ovan.

Rätt till rättelse och radering av uppgifter

Felaktiga uppgifter kan meddelas till Nationalbibliotekets kundtjänst, där de korrigeras utan dröjsmål. Om en kund inte har några ouppfyllda förpliktelser kan kunduppgifterna raderas inom cirka en vecka efter att kunden har bett om att de ska tas bort.

Övriga rättigheter i samband med behandling av personuppgifter

Inga övriga rättigheter

Dataskyddsbeskrivning för arkivsystemet

Den personuppgiftsansvarige

Nationalbiblioteket
PB 15 (Unionsgatan 36)
00014 Helsingfors universitet
Tfn: 02941 23196

Kontaktperson i ärenden som gäller registret

Petri Tuovinen
E-post: petri.tuovinen@helsinki.fi
Tfn: 02941 22716

Registrets namn

Fonte

Ändamålet med behandlingen av personuppgifter och rättslig grund för behandlingen

Nationalbiblioteket använder kundregistret för att övervaka utlåningen (inklusive indrivning och kommunikation gällande övervakning av utlåningen) och föra statistik. Till övervakningen av utlåningen hör också att utreda fel som uppstår. Grunden för behandlingen är avtal mellan kunden och biblioteket (lån) eller kundens samtycke (kunden lämnar själv sina uppgifter eller meddelar att han eller hon samtycker till att uppgifterna överförs från studeranderegistret). Uppgifterna behandlas av personalen i bibliotekens kundtjänst och systemadministratörerna.

Registrets innehåll

Följande uppgifter om kunderna sparas i registret:
  • namn
  • e-postadress (inte obligatoriskt)
  • telefonnummer (inte obligatoriskt)
  • bibliotekskortsnummer (inte obligatoriskt)
Följande uppgifter om kundtjänstens personal sparas i registret:
  • namn
  • e-postadress

Regelmässiga informationskällor

Nya kunder: direkt av kunden. När nya studenter skriver in sig vid universitetet kan de ge sitt samtycke till att deras personuppgifter överförs från Helsingfors universitets studeranderegister till Nationalbibliotekets bibliotekssystem. Personuppgifterna aktiveras när kunden ingår ett avtal med biblioteket om att bli kund (Nationalbibliotekskortet).

Uppdatering av befintliga kunders uppgifter: Om en kund har ouppfyllda förpliktelser (lån som inte har returnerats eller obetalda avgifter) kan felaktiga kontaktuppgifter uppdateras från universitetets system, eller utgående från inkassoföretagets eller Befolkningsregistercentralens uppgifter. (Rättslig grund: avtal mellan biblioteket och kunden). Felaktiga uppgifter kan raderas från registret.

Biblioteksfunktionärer: chefen eller kontaktpersonen ber administratörerna skapa ett nytt användarnamn (rättslig grund: berättigat intresse, eftersom funktionärerna måste behandla uppgifterna för att kunna sköta sina arbetsuppgifter).

Behandling och skydd av känsliga personuppgifter

Registret innehåller inga känsliga personuppgifter.

Lagringstid och radering av obehövliga personuppgifter

En gång om året raderas sådana kunders uppgifter ur registret som inte har ouppfyllda förpliktelser och som inte har lånat eller reserverat någonting på two år. Arbetstagares koder inaktiveras när anställningsförhållandet upphör.

Automatiserad behandling av personuppgifter och profilering

Ingen automatiserad behandling eller profilering.

Regelmässigt utlämnande av uppgifter

Uppgifter lämnas inte ut utanför de system som behövs för att producera bibliotekets tjänster. Bibliotekssystemets webbplats använder Finna: se Finnas dataskyddsbeskrivning https://kansalliskirjasto.finna.fi/Content/register_details.Uppgifter om oreturnerade lån, obetalda avgifter och relaterade kunduppgifter kan lämnas ut till ett inkassoföretag. Uppgifter lämnas ut till finländska myndigheter i enlighet med gällande lagar och förordningar.

Överföring av uppgifter till länder utanför EU eller EES

Uppgifter överförs inte.

Principer för skyddet av registret

Den personal som har hand om kundbetjäningen har fått utbildning i att behandla uppgifterna lagenligt. Personalens koder och användarnamn raderas när anställningsförhållandet upphör. Den tekniska administrationen vid biblioteket och CSC har tillgång till alla uppgifter direkt via databasen.

Rätt till insyn

Man kan granska sina uppgifter hos Nationalbibliotekets kundtjänst. Skriftlig begäran att granska sina uppgifter riktas till kontaktpersonen som nämns ovan.

Rätt till rättelse och radering av uppgifter

Felaktiga uppgifter kan meddelas till Nationalbibliotekets kundtjänst, där de korrigeras utan dröjsmål. Om en kund inte har några ouppfyllda förpliktelser kan kunduppgifterna raderas inom cirka en vecka efter att kunden har bett om att de ska tas bort.

Övriga rättigheter i samband med behandling av personuppgifter

Inga övriga rättigheter